Registri contabili digitali: nessun obbligo di stampa con l’utilizzo delle marche temporali

Le scritture contabili sono sempre più spesso oggetto dei processi di digitalizzazione introdotti dal Legislatore, che ha riconosciuto il loro valore giuridico e probatorio anche in caso di memorizzazione su supporti informatici. I registri contabili che hanno natura di un documento informatico non necessitano quindi di essere stampati per avere valore legale.

È quanto viene confermato dall’ultima Circolare ANORC , l’Associazione Nazionale degli Operatori e Responsabili della Custodia dei documenti digitali, che invia un messaggio chiaro alle imprese e ai professionisti, interpretando le ultime previsioni introdotte con il Decreto Semplificazioni (DL 73/2022).

L’Associazione cerca di far luce sulla modifica dell’articolo 7, comma 4 del DL 357/1994, introdotta con il Decreto, affermando che la necessità di trascrizione su supporti cartacei riguarda solamente i registri contabili con natura analogica, non quelli informatici. Questi ultimi, infatti, godono di “numerosi standard di riferimento per l’affidabilità dei sistemi, per la sicurezza informatica e per la fornitura di servizi di conservazione in essa richiamati” conferma l’Associazione, che sottolinea inoltre la validità dei registri contabili certificati con l’utilizzo di marche temporali.

La possibilità di dare pieno valore legale ai propri documenti digitali viene confermata anche dagli esperti di InfoCert, la prima TimeStamp Authority in Italia certificata per il rilascio della marca temporale , che evidenzia l’importanza di questo strumento per aziende e professionisti, poiché consente di indicare in modo certo la data e l’ora da cui il documento fiscale inizia a produrre gli effetti previsti dalla legge. L’azienda inoltre pone in rilievo la sua semplicità di utilizzo: è infatti sufficiente inviare una richiesta ad un ente certificatore accreditato che, dopo aver verificato la correttezza della domanda, mediante un procedimento automatico e immediato genera una marca temporale da apporre sul documento, che ne certifica l’esistenza e la validità nel tempo.

Una conferma che si allinea con la circolare ANORC, in cui si ribadisce l’efficacia probatoria dei documenti contabili in formato digitale prodotti rispettando i requisiti previsti dal Codice Civile.

Per avere pieno valore legale, infatti, in base all’art. 2215-bis del Codice Civile, è sufficiente il rispetto di alcune regole di gestione e conservazione, come l’utilizzo della firma digitale dell’imprenditore e l’applicazione di marche temporali.

L’Associazione, inoltre, sottolinea il valore probatorio “rafforzato” di questa tipologia di registri contabili digitali, equiparabile a quello dei documenti presenti nei classici registri cartacei bollati, questo grazie all’utilizzo di marche temporali che garantiscono una conservazione a norma di legge.

I chiarimenti introdotti con la circolare dell’Associazione sono, inoltre, una prova di come gli strumenti digitali per la tenuta dei documenti fiscali, siano in realtà l’unica fattispecie di tenuta contabile riconosciuta dalla legge che funge da mezzo probatorio nei procedimenti di ingiunzione.

Orientamento confermato anche da InfoCert, che ribadisce come “l’apposizione di una marca temporale permette di salvaguardare il valore probatorio del documento firmato digitalmente”, a cui si aggiunge un’estensione del suo valore legale per un periodo di 20 anni.