Pasquale Pirone
Un’importante novità per le società e gli enti italiani è stata introdotta grazie a un emendamento approvato nel decreto Milleproroghe 2025 (decreto-legge n. 202/2024). Questa misura consente di proseguire con lo svolgimento delle assemblee online fino al 31 dicembre 2025 e ciò anche nel caso in cui questa modalità non sia espressamente contemplata all’interno degli statuti societari.
L’estensione fino alla fine del 2025 prevede diverse opzioni per agevolare lo svolgimento delle assemblee, garantendo comunque il rispetto dei principi di trasparenza, partecipazione e sicurezza.
Assemblee online: nuove opportunità per il voto e la partecipazione remota
L’emendamento al decreto Milleproroghe 2025 stabilisce anche una serie di facilitazioni che vanno oltre la semplice trasposizione delle riunioni in forma telematica.
Le principali novità introdotte includono:
- Voto elettronico o per corrispondenza: i partecipanti potranno esprimere la propria volontà attraverso strumenti digitali, senza dover necessariamente essere presenti in un luogo fisico.
- Utilizzo di mezzi di telecomunicazione: la partecipazione potrà avvenire da remoto, purché siano garantite l’identificazione e la possibilità di esercitare i propri diritti di voto.
- Assemblee esclusivamente telematiche: non sarà più indispensabile la presenza fisica di figure chiave come il presidente, il segretario o il notaio, purché il sistema adottato assicuri la validità giuridica degli atti e la corretta identificazione di tutti i soggetti coinvolti.
Benefici della digitalizzazione delle assemblee
L’adozione delle assemblee online (introdotte ai tempi della pandemia) comporta numerosi vantaggi, sia in termini organizzativi che economici. Di seguito, alcuni dei benefici più rilevanti:
- Maggiore accessibilità: grazie alla partecipazione a distanza, un numero più ampio di membri può prendere parte alle riunioni, indipendentemente dalla loro posizione geografica.
- Efficienza operativa: la riduzione degli spostamenti consente di velocizzare il processo decisionale e ottimizzare i tempi di lavoro.
- Riduzione dei costi: vengono eliminati i costi legati agli spostamenti, all’affitto di spazi fisici e alla logistica.
- Sostenibilità ambientale: diminuendo la necessità di viaggi e di documentazione cartacea, le assemblee online contribuiscono a un minore impatto ambientale.
Aspetti critici e soluzioni per un’implementazione efficace
Nonostante i molteplici vantaggi, l’adozione delle assemblee online porta con sé alcune sfide che richiedono un’attenta gestione:
- Sicurezza informatica: è fondamentale garantire piattaforme affidabili che proteggano i dati sensibili e impediscano accessi non autorizzati.
- Digital divide: non tutti i partecipanti potrebbero avere la stessa familiarità con le tecnologie digitali. Una formazione adeguata può ridurre il divario.
- Aspetti normativi: la corretta identificazione dei partecipanti e la validità delle decisioni assunte devono essere garantite attraverso strumenti certificati e conformi alla normativa vigente.
Prospettive future per le assemblee online
L’estensione fino alla fine del 2025 della possibilità di svolgere assemblee online rappresenta un ulteriore segnale di apertura verso la digitalizzazione dei processi decisionali all’interno delle società. Questa flessibilità normativa potrebbe anche spianare la strada a una revisione permanente delle regole, rendendo la modalità telematica una scelta consolidata e non più solo un’opzione emergenziale.
La progressiva integrazione di strumenti digitali e la continua evoluzione tecnologica potranno inoltre migliorare ulteriormente l’esperienza delle assemblee virtuali, rendendole sempre più sicure, efficienti e accessibili.
Riassumendo
- Proroga fino al 2025: Le assemblee online restano consentite anche senza previsione negli statuti societari (emendamento Milleproroghe 2025).
- Partecipazione flessibile: Possibile intervenire da remoto tramite strumenti di telecomunicazione.
- Voto a distanza: Consentito il voto elettronico o per corrispondenza senza presenza fisica.
- Riduzione costi e impatto ambientale: Meno spostamenti, minore uso di risorse logistiche e documentazione cartacea.
- Sfide tecnologiche e normative: Necessaria sicurezza informatica, identificazione certa e conformità legale.
- Verso una digitalizzazione permanente: La normativa potrebbe stabilizzare definitivamente le assemblee online.
