Fattura elettronica: tutti i requisiti e caratteristiche

La fattura è elettronica quando il documento viene emesso e accettato in formato digitale, e sia autentica, integra e leggibile. Sono queste le caratteristiche della fatturazione elettronica secondo quanto disposto dall’Agenzia delle entrate con la circolare n. 18/E del 24 giugno 2014. Con il documento di prassi,  l’Amministrazione finanziaria fornisce indicazioni generali sulla fatturazione elettronica. Eccole in sintesi.

Requisiti fattura elettronica

I requisiti che una fattura elettronica riguardano sono:

•  trasmissione del documento, la ricezione e l’accettazione che devono avvenire sempre in formato digitale(Non è elettronica quindi la fattura creata tramite software di contabilità o di elaborazione testi arrivata però cartacea a destinazione, mentre lo è quella compilata sul blocchetto in un primo momento e poi spedita e ricevuta tramite canali elettronici, ad esempio, viae-mail. A mettere il sigillo sulla validità dell’operazione non occorre un accordo formale tra le parti, ma assume rilievo il comportamento concludente del cessionario o committente);
•  autenticità dell’origine (assicura l’identità del fornitore/prestatore o dell’emittente della fattura. Eì il soggetto passivo cessionario/committente che deve garantire eventualmente con altre modalità, tale requisito)
•  integrità del contenuto (la certezza che i dati inseriti non abbiano subito alterazioni. Responsabili del controllo sono sia l’emittente sia il destinatario della fattura, che possono decidere di adempiere l’obbligo congiuntamente o in autonomia, scegliendo anche procedure diverse di verifica)
• leggibilità (attraverso la quale si assicura che il documento elettronico possa essere prontamente disponibile e “leggibile per l’uomo” (ovvero possa essere visibile su schermo o tramite stampa in caso di controllo) per tutto il periodo della sua conservazione e che sia possibile verificare la corrispondenza delle informazioni in esso contenute rispetto ai dati inseriti nel file originario. A garantire tale requisito non basta la firma elettronica o la trasmissione telematica anche se sta al contribuente scegliere la procedura più idonea).

Le procedure possibili e adottabili per  garantire il rispetto dei requisiti di autenticità dell’origine e integrità del contenuto della fattura elettronica sono.

•  firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente
• sistemi di trasmissione Edi (Eletronic data interchange),
• sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi a essa riferibile
• altre tecnologie ritenute adeguate dal soggetto passivo.

 Fattura differita e semplificata

Nella circolare del 24 giugno 2014, l’Agenzia risponde anche ad una serie di quesiti posti dai contribuenti in merito alla fattura, differita e a quella semplificata.

In particolare si conferma che è possibile l’emissione di fattura differita entro il 15 del mese successivo a quello in cui si è effettuata la prestazione, prerogativa prima riservata soltanto alle cessioni di beni. L’idonea documentazione richiesta per usufruire del rinvio sono l’attestazione dell’incasso, la nota di consegna lavori, la lettera d’incarico. La fattura semplificata per importi complessivi non superiori a cento euro è un documento meno dettagliato nel quale vanno indicate le informazioni elencate nella norma (dalla lettera a alla lettera h). Tra queste, alla lettera e) viene posta l’alternativa, a proposito del cessionario/committente, tra l’inserimento dei dati tradizionali (ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del rappresentante fiscale e ubicazione della stabile organizzazione per i non residenti) e il codice fiscale o la partita Iva dell’interessato (o, in caso di soggetto stabilito in altro Paese Ue, l’identificativo Iva attribuito da tale Stato). La fattura semplificata sostituisce la fattura-ricevuta fiscale ed  è emessa dagli operatori obbligati all’emissione della fattura soltanto su richiesta del cliente.