Andrea Amantea
In data 4 giugno, l’Agenzia delle entrate ha comunicato che sul portale Fatture e corrispettivi è disponibile la nuova funzionalità di conservazione a norma delle fatture elettroniche. Funzionalità che consente di portare in conservazione “massivamente” le fatture elettroniche transitate dal Sistema di Interscambio, SdI. E’ sufficiente indicare, al momento dell’adesione dell’accordo di servizio, una data antecedente a quella dell’adesione stessa. A partire dalla data indicata, infatti, verranno conservate automaticamente tutte le fatture trasmesse e ricevute dal SdI anche nei periodi in cui il servizio non era attivo.
La nuova funzionalità per la conservazione retroattiva delle fatture elettroniche arriva pochi giorni prima della scadenza del 10 giugno per la conservazione della fatture elettroniche 2019.
La conservazione delle fatture elettroniche
L’articolo 3 del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 17 giugno 2014, al comma 1, dispone che i documenti informatici sono conservati in modo tale che:
- siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
- siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste.
In base al comma 2, il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.
Il comma 3, infine, prevede che il processo di conservazione di cui ai commi precedenti è effettuato entro il termine previsto dall’art.
Nella risoluzione n°46/E 2017, riprendendo quanto disposto dal D.M. 17 giugno 2014, l’Agenzia delle entrate ha ribadito che la conservazione dei documenti informatici, ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il:
- terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi in un’ottica di semplificazione e uniformità del sistema,
- con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.
In pratica, il termine di riferimento per procedere alla conservazione di tutti i documenti informatici coincide con il termine per la presentazione della dichiarazione annuale dei redditi.
Termine fissato al 30 novembre dell’anno successivo a quello al quale si riferisce la dichiarazione. Lo stesso termine vale per i documenti rilevanti ai fini Iva. Inoltre, in caso di periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare, i documenti rilevanti ai fini IVA riferibili ad un anno solare andranno comunque conservati entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi utile.
Conservazione delle fatture elettroniche: il servizio dell’Agenzia delle entrate
La conservazione delle fatture elettroniche può avvenire anche tramite il servizio gratuito reso disponibile dall’Agenzia delle entrate. Servizio attivabile sottoscrivendo l’apposita convenzione sul portale Fatture e corrispettivi.
Tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute dal contribuente attraverso il Sistema di Interscambio sono automaticamente portate in conservazione, mantenute e rese disponibili all’utente per 15 anni, anche in caso di decadenza o recesso dal servizio.
Sul portale dell’Agenzia delle entrate è specificato che:
La durata della Convenzione è di 3 anni, quindi, per poter continuare a fruirne occorre una nuova sottoscrizione alla scadenza secondo le modalità previste dal portale “Fatture e Corrispettivi”. Nello stesso portale sarà implementato un servizio che metterà in evidenza all’operatore l’approssimarsi della scadenza della Convenzione.
Qualora l’operatore rinnovi in ritardo la Convenzione, una volta sottoscritta nuovamente la stessa, potrà portare in conservazione manualmente – mediante upload sempre nel portale “Fatture e Corrispettivi” – le singole fatture elettroniche emesse e ricevute nel lasso di tempo scoperto dalla Convenzione stessa.
Conservazione fatture elettroniche
In data 4 giugno, l’Agenzia delle entrate ha comunicato l’attivazione sul portale Fatture e Corrispettivi di una funzione grazie alla quale è ammesso l’upload massivo di tutte le fatture elettroniche transitate tramite il S.d.I.
A tal fine è possibile sottoscrivere un nuovo Accordo di Adesione al servizio di conservazione che dà la possibilità di indicare una data, antecedente alla data di sottoscrizione dello stesso, a partire dalla quale le fatture elettroniche emesse e ricevute tramite il Sistema di Interscambio saranno portate in conservazione. Pertanto, con il nuovo accordo, verranno conservate automaticamente:
- sia le fatture emesse e ricevute tramite il Sistema di Interscambio a partire dalla nuova data di adesione,
- sia quelle emesse e ricevute tramite il SdI nel periodo che va dalla data retroattiva indicata alla nuova data di adesione.
Attenzione, laddove è già sottoscritto un accordo ancora in essere alla data del 4 giugno 2021 e si intende sfruttare questa possibilità, è necessario revocare l’Accordo di Adesione in essere e procedere alla sottoscrizione di un nuovo accordo.
Indicazioni operative
Dal punto di vista operativo, una volta effettuato l’accesso al portale Fatture e corrispettivi, cliccando sulla sezione fatturazione elettronica e conservazione, “accedi alla sezione conservazione”, è necessario selezionare la spunta “Voglio aderire al servizio di conservazione indicando una data a partire dalla quale portare in conservazione le fatture già transitate per SdI”. Ciò è necessario per attivare la funzionalità che permette di indicare al sistema la data a partire dalla quale le fatture elettroniche transitate da SdI fino al giorno dell’adesione, verranno conservate automaticamente.
Difatti non è più necessario caricare manualmente le fatture pre-adesione al servizio di conservazione.
Con l’adesione al presente accordo è possibile portare in conservazione fatture elettroniche già transitate per SdI in data antecedente alla data di sottoscrizione.
Sul portale citato è specificato che:
Rimane valido il fatto che, pur non indicando una data retroattiva, tutte le fatture inviate a SdI a partire dal giorno successivo alla data di adesione verranno conservate in automatico così come già possibile in precedenza. La data antecedente per il recupero di fatture già transitate per SdI non può essere inferiore al primo gennaio del secondo anno precedente a quello dell’adesione all’accordo di servizio.
E’ ancora possibile caricare manualmente le fatture elettroniche. A tal proposito, il servizio dedicato prevede l’acquisizione di documenti “file fattura” con dimensione massima pari a 5 MB, rappresentati secondo schemi XSD differenti: fattura ordinaria (per fatture ordinarie destinate a pubbliche amministrazioni o a privati) e fattura semplificata (fatture semplificate, ai sensi dell’art. 21-bis del DPR 633/1972, destinate a privati). È prevista anche l’acquisizione di cartelle compresse contenenti non più di 10 file fattura che saranno estratti e processati singolarmente.
Conservazione fatture elettroniche: la scadenza del 10 giugno
La nuova funzionalità per la conservazione retroattiva delle fatture elettroniche arriva pochi giorni prima della scadenza del 10 giugno per la conservazione della fatture elettroniche relative al periodo d’imposta 2019.
Termine fissato in proroga dall’art.5, comma 16 del D.L. 41/2021, decreto Sostegni:
Con riferimento al periodo d’imposta in corso al 31 dicembre 2019, il processo di conservazione di cui all’articolo 3, comma 3, del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 17 giugno 2014, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 146 del 26 giugno 2014, recante disposizioni sulle modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto, si considera tempestivo se effettuato, al più tardi, entro i tre mesi successivi al termine previsto dall’articolo 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito, con modificazioni, dalla legge 8 agosto 1994, n. 489.
La proroga interviene sulla scadenza del 10 marzo. Dando più tempo per la conservazione delle fatture elettroniche.
Infatti, la norma stabilisce che l’operazione si concluda entro tre mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni annuali relative al periodo d’imposta cui i documenti si riferiscono (articolo 3, comma 3, DM 17 giugno 2014). Dal momento che le dichiarazioni dei redditi relative al 2019 andavano presentate entro il 10 dicembre 2020, la conservazione delle fatture elettroniche emesse e ricevute nel 2019 sarebbe dovuta avvenire entro lo scorso 10 marzo.
