Notariato: Assemblee e Cda di società validi anche a distanza

Assemblee e Consigli di Amministrazione anche in streaming. Le sessioni ufficiali sono valide anche a distanza, benché gli statuti non prevedano nulla a riguardo salvo che sia presenti le parti necessarie per rendere valida la riunione, così come previsto dalla legge.

A prevederlo e in un certo senso a “certificarlo” è stata la massima numero 187 del notariato di Milano (“intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione”) adottata proprio per superare il momento critico dell’emergenza coronavirus che vieta adunanze e assembramenti di persone in ogni luogo e circostanza.

Assemblee valide anche se tenute a distanza

Secondo il notariato di Milano che recepisce anche le disposizioni del governo in tema di smart working (DMCM numero 8 del 8 marzo 2020), le assemblee degli azionisti e i Cda delle società potranno tenersi regolarmente anche via streaming in teleconferenza. I notai ritengono quindi ammissibili gli interventi in assemblea da parte dei soci anche a distanza e possono riguardare la totalità dei partecipanti alla riunione, ivi compreso il presidente. Unica cosa da tener ben presente, alla data, ora e nel luogo di convocazione dell’assemblea deve essere fisicamente presente il segretario verbalizzante o il notaio. Il presidente dell’assemblea può anche trovarsi altrove, ma dovrà comunque essere presente durante i lavori. Non sono quindi vincolanti eventuali clausole statutarie che impongano nel luogo di convocazione la presenza congiunta di segretario e presidente per la verbalizzazione dei lavori dell’assemblea.

I Consigli di Amministrazione

Più semplici ancora sono i lavori di svolgimento dei Consigli di Amministrazione a distanza che già avvengono in molti casi. Le riunioni dei Cda sono consentite a distanza anche nelle ipotesi in cui ciò non sia stabilito nell’atto costitutivo della società. Tanto più che in questi casi l’identificazione dei partecipanti, normalmente costituita da un minor numero di membri rispetto ai soci delle assemblee, risulta più agevole.

I Cda normalmente si svolgono in un tempo più breve rispetto alle assemblee e i lavori di approvazione dei documenti sono spesso già predisposti. Si pensi, ad esempio, al progetto di bilancio o alla presentazione di una relazione finanziaria o di un piano industriale. Tutte operazioni che molte società già svolgono da tempo via streaming laddove le distanze non consentono una facile e veloce raggiungimento della sede per  la riunione.

Cosa cambia

Sicché, con le nuove disposizioni attuate dal governo in materia di smart working e con la recente decisione del notariato di Milano, tutte le assemblee dei soci previste per la primavera potranno essere fatte via streaming. E non è escluso che ciò possa costituire un primo passo verso una radicale modifica delle abitudini dei partecipanti, laddove in Itali, più che altrove, c’è ancora l’abitudine a recarsi sul posto per partecipare talvolta ad affollate assemblee noiose e lunghe. Il voto a distanza sarà raccolto facilmente attraverso procedure elettroniche, così come la registrazione per la partecipazione ai lavori.