Rimborso spese ai dipendenti: le casistiche, le categorie di spesa e le info sul reddito imponibile

I dipendenti fruiscono di rimborsi, operati dal datore di lavoro,  quando svolgono alcune funzioni al di fuori della sede abituale in cui operano. Gli oneri sostenuti da costoro possono essere suddivisi in quattro categorie ed ognuna di esse avrà un trattamento fiscale e contabile diverso a seconda della modalità in cui il rimborso sarà concordato. Ecco allora le info a riguardo.

Rimborso dipendenti: le categorie di spesa

Gli oneri sostenuti dai dipendenti durante le trasferte aziendali possono essere divisi in quattro categorie.

La prima è quella delle spese di viaggio che sono sostenute per poter raggiungere il nuovo luogo nel quale si dovrà operare. La seconda è quella relativa alle spese di vitto, la terza è quella delle spese di alloggio qualora il dipendente debba fermarsi anche per la notte ed infine vi è quella degli oneri previsti per poter acquisire visti e quant’altro. Ovviamente tali categorie avranno sia un trattamento contabile che fiscale diverso in base alla modalità di rimborso.

Rimborso spese dipendenti: le tre casistiche

Esistono tre casistiche diverse di rimborso che seguiranno diverse regole di deducibilità per il datore di lavoro. Innanzitutto vi sono i rimborsi analitici ovvero quelli in cui il dipendente dovrà consegnare tutti i documenti atti a provare i pagamenti effettuati e questi dovranno essere allegati ad una nota spese. In essa, poi, dovrà essere descritta in maniera analitica ogni singola spesa sostenuta durante il periodo di trasferta. Il datore, quindi, potrà dedurre tali costi dal proprio reddito . Per poter detrarre l’Iva di tali costi, invece, dovrà essere presente la fattura intestata al datore. Ricordiamo che i rimborsi analitici sono totalmente deducibili.

I rimborsi forfetari, invece, sono quelli deducibili dal reddito del datore soltanto se riguardano le trasferte al di fuori del comune nel quale è posto la sede di lavoro. Essi, poi, non possono oltrepassare giornalmente la cifra di 180,76 in Italia e 258,23 all’estero.

Tali indennità di trasferta potranno essere deducibili completamente sia ai fini Irap che Irpef ed Ires. Infine vi è un’ultima tipologia di rimborsi che è quella in parte forfetaria ed in parte analitica.

Reddito Imponibile delle spese per il dipendente

Le indennità chilometriche operate dal datore di lavoro al dipendente per il tragitto dalla sede in cui si svolge l’attività e per il luogo in cui si opera la trasferta non costituiscono un reddito imponibile per il lavoratore.

I rimborsi per le trasferte nel territorio comunale  e le indennità chilometriche operate dal datore sono redditi tassabili ai fini Irpef. Fatta eccezione per le spese come quelle per il pullman e gli altri mezzi di trasporto documentati. I rimborsi forfetari riguardanti le indennità di trasferta, infine, sono imponibili ai fini Irpef soltanto se superano l’importo di 51,65 euro per l’estero e di 46,48 per l’Italia. Per le info sugli altri rimborsi, leggi anche: rimborso Irpef 730( cosa fare se il sostituto d’imposta è incapiente) e rimborso Irpef 730 in busta paga (se il datore di lavoro è incapiente cosa fare).